De rechter heeft op 25 juli 2018 geoordeeld dat een werknemer op grond van de AVG recht heeft op inzage in zijn personeelsdossier.
Situatie
De werknemer in casu, die op 11 februari 2002 in dienst was getreden, had zich op 5 maart 2018 ziekgemeld. Minder dan twee maanden later heeft de werkgever hem genformeerd dat hij de auto en telefoon die hij had gekregen voor zijn werk, op grond van zijn arbeidsovereenkomst diende terug te geven. De werkgever voerde aan de auto dringend nodig te hebben en de werknemer had deze, vanwege zijn arbeidsongeschiktheid, niet meer nodig voor zijn werkzaamheden, aldus de werkgever. De de werknemer heeft de auto niet teruggebracht, waarop de werkgever de kosten voor het huren van een vervangende auto in heeft gehouden op het salaris.
Rechtsvraag
De werknemer heeft op grond van de AVG de afgifte van (een kopie van) zijn volledige personeelsdossier gevorderd. De vraag in deze zaak is of de AVG van toepassing is op het bijhouden van een personeelsdossier en dienovereenkomstig op het verzoek tot inzage in het personeelsdossier.
Oordeel
De AVG is van toepassing op de geheel of gedeeltelijke geautomatiseerde verwerkingvan persoonsgegevens, alsmede op de verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen. Niet duidelijk is of het personeelsdossier van de werknemer in kwestie geautomatiseerd werd verwerkt, bijvoorbeeld in een online-database of op de computer opgeslagen documenten. Wanneer dat het geval zou zijn, valt het personeelsdossier onder de AVG.
Wanneer de documenten in het personeelsdossier van de werknemer echter niet geautomatiseerd worden verwerkt, dient nog te worden beoordeeld of het personeelsdossier kan worden aangemerkt als bestand. Om als bestand in de zin van artikel 4 lid 6 AVG te kunnen gelden is vereist dat de persoonsgegevens een gestructureerd geheel vormen dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is. Daarvoor is een samenhangend geheel en een systematische toegankelijkheid van de persoonsgegevens vereist. Het vereiste gestructureerd geheel houdt in dat de gegevensverwerking of de verzameling op grond van meer dan n kenmerk een onderlinge samenhang vertoont.
Ook voor zover het personeelsdossier door de werkgever niet geautomatiseerd wordt verwerkt, is de rechter van oordeel dat een personeelsdossier meerdere kenmerken bevat die zodanig met elkaar samenhangen dat al die gegevens naar de werknemer zijn te herleiden. Het personeelsdossier is in dat geval aan te merken als bestand in de zin van de AVG waarmee het dus sowieso onder het toepassingsgebied van de AVG valt.
Conclusie
Op grond van de AVG heeft de werknemer dus onder meer het recht om wanneer duidelijk is dat zijn persoonsgegevens worden verwerkt inzage te verkrijgen van die persoonsgegevens en op de verstrekking van een kopie van zijn persoonsgegevens die worden verwerkt.
Klik hier voor de volledige uitspraak.